Você já pensou em contratar alguém para pagar suas contas, fazer as compras do supermercado, organizar o orçamento doméstico e tantas outras coisas chatas do dia a dia? Essa profissão, que já existe há muito tempo lá fora, começa a ganhar força e clientes no Brasil. É o assistente pessoal,secretária virtual,secretária remota.

O que pediria para ser feito para si? A resposta é rápida: “Banco, correio, tudo que tivesse fila”, diz uma mulher.

Uma agência no Rio de Janeiro passou a oferecer o serviço há um ano. O valor mínimo de um pacote custa R$ 500 por mês. “Estou ligando, Fernanda, para verificar a questão da sua lista de supermercado desse mês, se vão continuar os mesmos itens. Vai continuar com a mesma listagem? Não acrescenta nada?”, pergunta a assistente pessoal Liliane Silva.

Liliane conversa com uma das clientes sobre as compras da casa. É um trabalho que na maioria das vezes é resolvido por telefone ou por e-mail.

“Agendar coisas como médicos, problemas simples como telefonia. Cotação para preço de reforma da casa também estão pedindo muito isso”, conta a assistente pessoal Liliane Silva.

A ideia nasceu de uma necessidade de Roberta Rizzo, dona da agência. Trabalhando como empresária, ela não conseguia tempo para cuidar dos afazeres de casa e achou que uma ajuda seria preciosa.

"A gente está poupando o tempo para esse cliente, o tempo não tem para comprar em uma loja. Então, a gente vende o nosso para ajudar nos problemas deles”, justifica a empresária Roberta Rizzo.

Imagine uma mulher grávida de sete meses do primeiro filho e com recomendação médica de fazer repouso absoluto em casa – e o quarto do bebê ainda está bastante incompleto. Essa mulher com certeza precisa de ajuda. A consultora financeira Maria Claudia Galvão soube do serviço por uma amiga e não pensou duas vezes antes de contratar.

“Eu preciso de tranquilidade. Tendo uma pessoa assim, de empresa séria e de confiança, que consiga resolver os problemas, fica mais tranquilo”, diz a consultora financeira Maria Cláudio Falcão.

Nesse caso, a assistente pessoal Michele Almeida precisa ir várias vezes na casa da cliente, o que não encarece o pacote. Ela fez o orçamento e as compras de todos os móveis do quarto. A missão agora é organizar o chá de bebê. “Eu sou os olhos dela na rua já que ela não pode ir à rua eu vou à rua para ela e faço tudo dentro da escolha dela”, conta Michelle.

Edição do dia 23/02/2011 Bom Dia Brasil

Fonte:

https://g1.globo.com/bom-dia-brasil/noticia/2011/02/assistente-pessoal-comeca-ganhar-forca-como-profissao-no-brasil.html

Postado 23/02/2011

O livro “A Hora da Verdade” fala da experiência de Jan Carlzon como presidente executivo da companhia aviação escandinava SAS.

Em 1980 Carlzon foi convidado para ser diretor-geral da SAS que depois de 17 anos de lucros, deperava-se com um prejuízo de 20 milhões de dólares.

Muitas pessoas acreditavam que ele aplicaria, na SAS, as mesmas medidas utilizadas na Lingeflyg e na Vingresor. Porém cada uma das empresas tinha suas particularidades e deveriam receber atenções diferentes.

De acordo com ele a organização deve está orientada para atender as necessidades de cada cliente e se consegue fazer isto ela está preparada para a mudança.

Ele colocou a tradicional pirâmide hierárquica de cabeça para abaixo, delegou poder as pessoas que tem contato direto com os clientes e realizou mudanças profundas mudando a situação da SAS.

Muitas vezes os manuais de normas e instruções não dão liberdade e inibem as pessoas a fazerem algo diferente, deixam de tomar decisões e não resolvem as situações que surgem a todo o momento. As pessoas que estão nos níveis organizacionais mais altos devem proporcionar segurança e orientação ao invés de punição. Os empregados precisam de feedback para saber se as suas decisões são compatíveis com os objetivos da organização.

O líder não dever tomar decisões de forma isolada e autocrática, ele deve ser genuíno e criar um ambiente em que os empregados tenham capacidades de aceitar e exercer suas responsabilidades com confiança e habilidade; deve ter uma boa comunicação com seus funcionários, apresentando-os a visão da empresa e saber o que eles necessitam para que a visão se torne realidade e os manterem informados sobre as novas atividades e serviços da organização.

A comunicação é fundamental em qualquer organização não apenas para comunicar os objetivos organizacionais, mas para que os funcionários tenham liberdade para comunicar, as suas ideias, objetivos e necessidades.

De acordo com Carlzon liderar não é tomar todas as decisões sozinho, é criar condições para que as pessoas cumpram melhor as suas tarefas. A ajuda deve ser mútua.

As pessoas devem ser motivadas a participarem das decisões e não esperar os seus superiores dizerem o que deve ser feito. Muitas ideias vindas dos funcionários podem trazer resultados positivos, porém o que se ver, na maioria das vezes, são empresas que passam as instruções e os empregados devem apenas cumpri-las. Quando as decisões ficam concentradas na diretoria, não há garantia que os resultados serão favoráveis, pois nem tudo que acontece com os funcionários da linha de frente ela tem conhecimento.

É importante para uma organização a descentralização, pois os funcionários se tornam mais criativos e surgem novas ideias que podem beneficiar a organização.

Problemas podem ser resolvidos rapidamente se, por exemplo, em uma equipe cada pessoa ensina a outra como fazer o seu trabalho, com isto o funcionário não tem apenas o conhecimento de sua atividade, mas também conhece e compreende o todo. Se não há flexibilidade o funcionário só resolverá aquilo que está ligado diretamente as suas atividades. Podemos aplicar nesta situação a teoria dos sistemas, onde um conjunto de elementos interdependentes interage com objetivos comuns formando um todo, e onde cada um dos elementos componentes comporta-se, por sua vez, como um sistema cujo resultado é maior do que o resultado que as unidades poderiam ter se funcionassem independentemente.

Segundo Carlzon, a organização como um todo precisa assumir riscos, e dar saltos mais ousados. Ela não pode adiar a resolução do problema acreditando que para este não há solução. Porém, assumir riscos depende do problema em questão e da pessoa que está envolvida. No caso de Carlzon, ele foi bastante ousado. Propôs aos acionistas um investimento adicional de 45 milhões de dólares e um aumento de 12 milhões de dólares anuais nas despesas de operação para 147 projetos. Como ele mesmo disse, um risco enorme e nenhuma garantia de que as despesas trariam mais receita.

Existem empresas que não estão dispostas a assumir riscos, não querem mudar, estão se atrofiando.

É fundamental que se tenha um sistema de avaliação das atividades organizacionais para identificar problemas anteriormente irreconhecíveis, para tenham uma nova postura e recursos sejam disponibilizados para que as coisas funcionem da maneira correta.

As pessoas precisam ser elogiadas e recompensadas pelo trabalho bem feito. Isso motiva as pessoas e as ajuda a manter o auto-respeito e o estímulo. Elas precisam saber que seu trabalho é importante para a organização.

Em 1984 a SAS atingiu seus objetivos, porém Jan percebeu que, em 1980, deveria ter estabelecido um objetivo de longo prazo, e considerado a lucratividade imediata como um objetivo menor. Os empregados tinham as suas preocupações e necessidades, mas elas tinham sido colocadas de lado para que se alcançasse o objetivo da SAS. Agora, com objetivo alcançado, as pessoas queriam alcançar os seus próprios objetivos.

A direção deve deixar claro qual é a responsabilidade dos funcionários, porém enquanto estes realizam suas atividades, ela deve atender aos pedidos dos empregados. Poucas empresas dão condições dignas de trabalho para os seus funcionários. As festas realizadas nas empresas, no fim de ano, é apenas uma maneira de reforçar comportamentos desejáveis em seus funcionários.

Não existe uma receita apenas para resolver os problemas das organizações. Cada organização deve está voltada para as necessidades do mercado em que está inserida e procurar atender a estas necessidades.

O livro traz importantes contribuições para as empresas que estão abertas a mudanças, porém muitas delas, na realidade, ainda não inverteram a pirâmide de autoridade e com isto seus funcionários estão limitados nas suas atividades sem participar efetivamente da construção da organização.

Quando o poder é centralizado, e as pessoas não tem liberdade e devem apenas obedecer às ordens, quem perde é a empresa, pois mudanças estão ocorrendo a todo o momento no mercado; a concorrência é grande, perde em competitividade, pois não acompanha a essas mudanças. Alegam que sempre foi assim, sempre deu certo, não precisa mudar.

 

Especialistas em carreiras, como Tom Peters, preveem que o emprego em escritórios, aquele que os norte-americanos chamam de colarinho-branco, é um bicho em franca extinção e deverá desaparecer nos próximos anos, pelo menos da forma como está configurado hoje.

Em seu lugar, haverá duas novidades: uma nova relação empregatícia e uma maneira de trabalhar totalmente diferente daquela que conhecemos desde o início do século 19.

Essas novidades não representam mudanças radicais como podem aparentar. Basta lembrar que, há 100 anos, as mensagens ainda eram escritas à mão e transportadas por mensageiros; a escrita era penosamente lenta; e as fórmulas e anotações jaziam em enormes livros e caixas.

O modo de trabalhar, pelo menos no tocante às funções de escritório, não havia mudado muito desde que foi inventada a impressão, no fim da idade média.

No século 20, o mundo passou por uma revolução tecnológica e administrativa que mudou as relações de trabalho. O telefone, as máquinas de escrever e calcular, o advento das copiadoras, da microfilmagem, do telex, do fax, da telefonia por satélite, do celular e, principalmente, do microcomputador ligado à internet mudaram progressivamente a organização do trabalho nos escritórios.

Hoje, a própria relação empregatícia está migrando para contratos Mais flexíveis. O trabalho temporário ou por projeto cresceu de forma vertiginosa, enquanto uma enormidade de funções foi terceirizada ou quarteirizada. Parafraseando o poeta e compositor Vinicius de Moraes, que o emprego seja eterno enquanto dure.

As modernas tecnologias proporcionam grande mobilidade e, em muitos segmentos, não é mais necessário que as pessoas se desloquem diariamente para a empresa. Principalmente nos Estados Unidos e Europa, um grande contingente de profissionais já trabalha em suas casas ou em qualquer lugar que deseje. Basta conferir nas cafeterias, nos aeroportos e no crescente número de lugares com wi-fi.

Porém, nessa era de informação, mobilidade e conhecimento instantâneo, surge a necessidade de equilibrar as habilidades básicas e específicas dos gestores e profissionais.

Elas precisam ser adaptadas às mudanças do mercado; a cada inovação tecnológica, a cada atualização ou extinção de serviços, é necessário rever conhecimentos, estar aberto para incorporar outras habilidades e aprender.

O ritmo, obviamente, é alucinante: nem bem se familiarizaram com o computador, o executivo tem de dominar e incorporar ao seu cotidiano tecnologias emergentes como Ipod, Ipad e outras inovações.

A pessoa que tem mente curiosa e criativa é o profissional mais capacitado para atender às expectativas do mercado de trabalho atual.

Toda grande mudança gera grandes oportunidades. Os perdedores de amanhã serão aqueles que não querem aprender a se adaptar às novas realidades que virão.

Os ganhadores serão aqueles, de todas as idades, níveis hierárquicos e funções, que se mostram disponíveis para assimilar novos conhecimentos e tendências.

A capacidade de adaptação é, portanto, uma das principais características do profissional de hoje.

Se não houver apresentação de recurso, PL 4505/08 seguirá para o Senado com duas emendas, uma delas para reservar 20% das vagas a portadores de deficiência.

Um projeto de lei que regulamenta o trabalho a distância - o teletrabalho - foi aprovada nesta quarta-feira (8/12) pela Comissão de Constituição e Justiça e Cidadania (CCJ) da Câmara dos Deputados.

De autoria do deputado Luiz Paulo Vellozo Lucas (PSDB-ES), o PL 4505/08 define o teletrabalho como "toda forma de serviço que envolve um empregador ou um cliente e um empregado ou trabalhador autônomo e é realizado a distância, por meio de tecnologias de informática e de telecomunicações".

Segundo o trâmite da Câmara, se não houver apresentação de recurso o projeto será encaminhado para o Senado, para apreciação.

Na passagem pela Câmara, o PL 4505/08 recebeu duas emendas. Uma delas reserva 20% das vagas nesta modalidade a pessoas portadoras de deficiência. A outra busca garantir direitos ao teletrabalhador.

De acordo com o texto do projeto, o teletrabalho será regido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Com isso, ficam garantidos ao teletrabalhador os direitos a férias, salário, feriados e licenças. Contudo, não terão direito a horas extras.

O teletrabalhador terá ainda que prestar contas a seu empregador ou contratante em relação a gastos envolvidos com suas funções.

Existem várias ferramentas de comunicação na internet como o MSN, Skype, Orkut, e-mail, etc. Ao utilizar estas ferramentas muitas pessoas para facilitar a conversa e não perder tempo abrevia tudo o que for possível como: beleza-blz, fim de semana-fds, você-vc, etc.. Porém esta postura não deve ser levada para a vida profissional. Para a secretária virtual que utiliza várias destas ferramentas no trabalho é preciso profissionalismo na hora de escrever.

A seguir, veja o que a especialista Maureen Bertolo descreve sobre outros erros ao escrever um e-mail, e dicas de etiqueta ao usá-lo. 

 Você acredita que os e-mails estão mais eficazes e educados? Para a especialista Maureen Bertolo, nem pensar. Além do famoso “responder a todos” e textos com tudo em CAIXA ALTA, outras mancadas continuam acontecendo. Além disso, o Twitter e o SMS estão tornando os hábitos no e-mail ainda piores, diz Bertolo, que começou sua carreira como programadora de computador e ensina etiqueta no e-mail há 10 anos.

Infelizmente, diz ela, as pessoas expressam as mesmas questões e reclamações que tinham uma década atrás. A principal: “E-mails são muito longos! e “Por que eu recebo tantos deles?”

O problema central com o e-mail, de acordo com Bertolo, é que as pessoas querem usá-lo para realizar tarefas para as quais é completamente ineficaz, como explicar procedimentos complexos, resolver problemas  complicados e queixas em geral. O e-mail tornou-se uma parte tão integral e fácil do modo como as pessoas trabalham e se comunicam que elas nem pensam em alternativas mais eficazes. Elas também querem essa documentação para se proteger, diz Bertolo.

Atualmente, acrescenta, SMS e Twitter estão “emburrecendo” o e-mail ainda mais. “O SMS está começando a substituir e-mail porque é mais fácil”, diz Bertolo. “Você não precisa se preocupar com ortografia, gramática, uma saudação. Por ser mais rápido, as pessoas acham que não precisam ser profissionais.”

Na Era dos SMS e “tweeting”, alguns poderiam argumentar que as regras de Bertolo para o e-mail estão fora da realidade das empresas globais. Mas os padrões que ela defende são em prol do usuário, diz.

Bertolo também observa que o uso que um indivíduo faz do e-mail fala muito sobre suas habilidades de comunicação e como ele se apresenta para o mundo. Saber quando e como usar o e-mail pode diferenciar um profissional no mercado, diz. Na busca por um emprego, o e-mail é a primeira avaliação de um candidato.

Em suma, se você se preocupa com sua imagem e sua marca pessoal, você deveria se preocupar com os e-mails que você envia.

Aqui estão oito dicas de etiqueta:

Antes de começar a compor um e-mail, pense o que você quer fazer e se o e-mail é eficaz para isso. Por exemplo, se você está tentando resolver o problema de alguém, é melhor uma ligação. Se você precisar explicar um procedimento, mostrar, pessoalmente ou via web, quase sempre é mais eficaz do que por e-mail. Se você precisa resolver um assunto urgente com um colega de trabalho no escritório, fale com ele em pessoa.

E-mail funciona melhor para pedidos simples e mensagens que podem ser expressas dentro de duas linhas, tais como, “Você pode me encontrar às 16h?” ou “Você tem estes dados?” Se sua mensagem exige mais do que duas trocas, o e-mail não é uma boa ferramenta. Quando os e-mails começam a expandir em longas cadeias, as pessoas muitas vezes esquecem o assunto original.

As pessoas gostam de e-mail, pois é rápido e fácil. Mas quanto maior e mais complicada for a sua mensagem, maior será o tempo que você levará para compor e para o destinatário entender. “Se um e-mail exige mais do que 12 linhas e dois threads, você está desperdiçando o tempo de todos e diluindo sua mensagem”, diz Bertolo.

As pessoas usam o campo “assunto” sua lista de tarefas. Para ajudar seu destinatário a priorizar e entender suas necessidades, o assunto de seus e-mails deve ser muito claro. “Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha de assunto”, diz Bertolo. “Então, em invés de marcar o e-mail como alta, média ou baixa prioridade, coloque a data de quando você precisa de uma resposta na linha de assunto”.

“Um bom e-mail precisa de uma abertura, corpo e conclusão”, diz Bertolo. O objetivo deve estar claro no corpo, junto com todos os detalhes e ações que precisam ser tomadas. As frases devem ser de 15 palavras ou menos. Se houver três ou mais pontos, use marcadores (bullets). Somados, os parágrafos de abertura e fechamento não devem exceder sete linhas, e o corpo não deve exceder cinco linhas.

Bertolo recomenda perguntar ao destinatário: “Há algo que eu possa fazer para ajudar? Dei informação suficiente?”.

A forma de se comunicar via e-mail expressa como você se comporta profissionalmente. Evite linguagem pesada e sarcasmo, que não é facilmente detectado no e-mail. Mesmo se alguém lhe envia um e-mail mal-educado, você tem a chance de responder profissionalmente.

Ela também recomenda que se evitem perguntas que colocam as pessoas na defensiva, como, “Por que seu projeto está atrasado?” É melhor resolver tais questões espinhosas via telefone ou em pessoa. Pela mesma razão, evite “provocações” como: “Por que você…,”" Você deve…,” “Eu tenho certeza que você vai concordar…,” e “Não compreendo a sua…,” que muitas vezes indicam uma quebra nas comunicações que o e-mail certamente não irá consertar. (Pelo menos não rapidamente.)

A única razão para o uso de cópia oculta, de acordo com Bertolo, é manter o endereço e-mail dos destinatários em segredo. Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail a todos em sua rede para anunciar um novo emprego, coloque todos no campo Cco. Não use o recurso para compartilhar partes confidenciais ou informações incriminatórias com alguém.

O “Responder a Todos” deve simplesmente ser evitado, diz Bertolo. Se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitação de reunião ou link para um artigo a todos em sua equipe e você precisa responder, faça-o apenas ao seu chefe. “Responder a todos faz outras pessoas perder tempo”, diz a consultora.

 

Há duas palavras em nossa língua que são parecidas na fonética, mas opostas no significado: adaptação e acomodação. Adaptação é o ajuste de um organismo ao meio ambiente. Já acomodação quer dizer estabilidade, equilíbrio, repouso. Quando aplicadas ao homem, nos damos conta que o acomodado está estável, não muda; enquanto o adaptado muda o tempo todo, para acompanhar o que acontece ao seu redor. No mundo corporativo identificamos claramente esses dois espécimes. O acomodado busca segurança; o adaptado, desafio. Até porque outra característica do adaptado, no mutante mundo em que vivemos, é participar das mudanças. Quando está tudo quieto ele gosta de promover um terremotozinho que vai obrigar os outros a se mexer — menos os acomodados, é claro.

O economista austríaco Joseph Schumpeter, grande inspirador do Peter Drucker, nos explicou que a empresa (qualquer uma) tem ciclos previsíveis. Depois de fundada ela cresce até determinado ponto, a partir do qual começa perder em desempenho econômico. Essa perda continua até um ponto em que a situação se torna insuportável. A partir daí a empresa entra em crise e tem dois caminhos: ou se reinventa ou fecha. Como a crise tira as pessoas da zona de conforto, estimula a criatividade e a inovação, a empresa tem uma chance. Já que é assim, ele propõe que a empresa crie uma crise artificial antes de chegar ao seu limite. Dessa forma ela estará sempre se reinventando e continuará crescendo. Bingo! Essa visão pode ser aplicada à vida profissional. Quem se acomoda, no mínimo, pára de avançar na carreira, abrindo espaço para quem vem atrás. Quem se adapta aos novos tempos manda no jogo.

E, quando as coisas no emprego não vão bem, há duas possibilidades: mudar de emprego ou mudar o emprego. A segunda opção significa renovar o vínculo que você tem com seu trabalho, mudar o modelo mental, discutir a relação, digamos assim. Isso não significa acomodar-se às péssimas condições de trabalho, e sim exercer seu poder de adaptação ativa, o que é um favor para a própria organização e para a sua carreira.

Eugenio Mussak é professor do MBA da FIA e consultor da Sapiens Sapiens. @ eugênio@ssdi.com.br

Fonte: https://vocesa.abril.com.br/desenvolva-sua-carreira/materia/esta-hora-mudar-612179.shtml

“As secretárias mais bem treinadas do mundo são as brasileiras”, informa o jornal inglês “The Guardian” (abril, 2001). “A legislação brasileira exige que as secretárias sejam registradas em uma agência governamental, e, desde 1985, o título de “secretária” só pode ser obtido após um curso universitário de quatro anos de duração”.

O jornal comenta que o júri do concurso “Secretary of the Year”, que acaba de realizar-se na Inglaterra, ainda adota o nome “secretária (o) ”, enquanto que a América, Europa, Austrália, Nova Zelândia e alguns Países do Extremo Oriente preferem identificar os secretários como “profissionais administrativos” ou “assistentes de gerência”, ou simplesmente “administrativos”, no caso dos EUA.

Assim como o Brasil, o País mais avançado do mundo em termos de secretárias(os), o Júri inglês do concurso para escolher a secretária do ano optou identificar o secretariado pelo título tradicional.

O artigo refere-se à Lei de Regulamentação da Profissão de Secretariado, informando que “as secretárias são registradas em um Agência Governamental”. O que não deixa de ser verdade, uma vez que o registro profissional é concedido pela DRT, órgão do Governo que registra e fiscaliza a profissão, exercendo o papel de ”Conselho Indireto” .

O artigo também informa que o título de secretária só poderá ser obtido após um curso universitário de quatro anos. Neste ponto a informação é imprecisa, pois os Cursos Superiores de Secretariado além de duração variada (o mais longo deles de quatro anos) não são os únicos que credenciam os profissionais a obterem o Registro Profissional. O Curso superior oportuniza o registro como Secretário Executivo e, segundo as Leis de Regulamentação (7377/85 e 9261/96) o Registro Profissional poderá ser obtido também pela formação técnica. Neste caso, como “Técnico em Secretariado”.

A Legislação ainda permite que os profissionais obtenham Registro Profissional por exercício de profissão, desde que comprovem experiência de, no mínimo, três anos (até 30/09/1985), em atividades próprias de secretariado e tenham formação de nível médio ou superior, respectivamente para “Técnico em Secretariado” e “Secretário Executivo”.

Não obstante as imprecisões é importante ressaltar o reconhecimento da Imprensa Inglesa aos profissionais de secretariado do Brasil: “as secretárias brasileiras são as melhores preparadas”. Lamentavelmente, o mercado de trabalho brasileiro ainda não se atentou para esta Legislação e, descumprindo a Lei, contrata profissionais não habilitados para o exercício da Profissão, a despeito dos inúmeros cursos de formação, técnico e superior, de secretariado que existem no País.

Com a divulgação intensiva desta informação talvez possamos dar um passo mais largo na conscientização de Empregadores e Profissionais dos benefícios da contratação de secretários habilitados e regularizados.

É importante que o empregador tenha consciência que, ao contratar um profissional com formação estará contratando “excelência” para a sua organização, resultando em ganhos no competitivo mundo dos negócios. Mas, é igualmente importante que os profissionais de secretariado valorizem a sua profissão, entendendo que para o seu exercício é necessário a formação específica.

Os Sindicatos Estaduais de Secretariado (endereços no site www.fenassec.com.br) estão aptos a fornecer todos os subsídios aos profissionais, agilizando os Registros Profissionais junto à DRT de cada Estado, a fim de minimizar o índice de descumprimento da Legislação que ainda é absurdamente alto, a despeito dos mais de 20 anos de regularização da profissão.

Ana Maria Netto da Silva, é secretária Executiva (DRT/SC 355)

Presidente do SINSESC. ana@sinsesc.com.br.

Fonte: https://www.revistaeficiencia.com.br/Edicao4/arquivos/Artigo_Ana.htm

Vejam esta reportagem do Jornal Hoje que mostra vários profissionais que entraram neste novo mercado de trabalho, o home office, e tem conquistado resultados positivos na carreira profissional.

Surge um novo campo de atuação para o profissional de secretariado. O Home Office onde as atividades da empresa são transferidas para a própria casa do profissional.

Alguns pontos devem ser observados e levados em consideração para que o trabalho oferecido às empresas seja de qualidade, seriedade, profissionalismo e tenha credibilidade.

Trabalhar a partir de um Home Office traz benefícios para as empresas, pois elas não se preocuparão com encargos trabalhistas, férias, faltas e em fornecer equipamentos ao profissional. Portanto, o investimento em equipamentos será feito pelo profissional de secretariado e vai depender dos serviços oferecidos. Porém, alguns são considerados indispensáveis: computador, telefone, fax, celular, multifuncional.

O profissional deve tirar proveito da tecnologia, pois ela será sua aliada na comunicação com o cliente. Internet, mensagens de celular. O skype e o messenger tem uma grande importância, pois permite o contato visual com o cliente.

Este tipo de serviço requer do profissional administração do tempo. A análise do trabalho solicitado e o tempo necessário para concretizá-lo o ajudarão na sua pontualidade.

A disciplina também é importante, pois o profissional será o seu próprio chefe e irá determinar e controlar suas atividades. A família deve ser comunicada como funciona o Home Office e ter consciência que não deve haver interrupções no horário de trabalho.

Por se encontrar distante do local de trabalho do cliente, a comunicação deve ser constante. Conhecer o negócio do cliente e entender as suas reais necessidades será possível identificar outras atividades a serem oferecidas, e significa uma preocupação a menos para que o cliente possa dedicar mais tempo no investimento do seu empreendimento.

Inicialmente esta atividade gera uma desconfiança por parte do cliente. O profissional só passará qualidade, credibilidade e seriedade no dia a dia, então o uso da tecnologia, administração do tempo, disciplina e comunicação influenciarão para obter bons resultados, reconhecimento profissional e a construção de uma imagem positiva.

Como toda profissão, o profissional de secretariado executivo precisa atender as exigências do mercado. Seu perfil é bastante amplo o que possibilita sua atuação em qualquer setor.

Anos atrás este profissional estava limitado a algumas atividades como atender telefone, anotar recados, atender clientes, servir cafezinho etc.

Hoje dentro da organização ele tem um perfil profissional diferente que podemos identificar habilidades e competências para a sua atuação:

Além destas competências e habilidades identificamos conhecimentos em diversas áreas como Contabilidade, Sociologia, Direito, Psicologia, Economia e outras que contribuem na atuação profissional.

Seu poder de decisão traz responsabilidade e a exigência de conhecer a organização. Ele terá a difícil tarefa de resolver problemas, porém é importante identificar a possibilidade de ocorrência e não permitir que estes aconteçam.

Considerado o elo entre a empresa, clientes, fornecedores e parceiros, ele tem a consciência de que precisa assumir uma postura que fortaleça e mantenha estes relacionamentos. Seu comportamento irá refletir a imagem da organização.

Precisa ser discreto, pois é uma pessoa de confiança por ter acesso a informações sigilosas da empresa.

Vem crescendo a importância deste profissional nas organizações, pois a cada dia adquiri novas funções e responsabilidades. Colocar em prática este perfil é um desafio. A sua postura de inovação, de busca incessante de conhecimentos, de atualização para acompanhar as mudanças irá determinar sua posição no mercado de trabalho.

 

 

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